Die tägliche Belegverarbeitung ist für viele Treuhänder:innen mit erheblichem Aufwand verbunden. Eingangsrechnungen, Spesenquittungen, Steuerunterlagen oder Verträge treffen auf unterschiedlichen Wegen ein – per E-Mail, Post, Upload oder manchmal sogar als Foto per Messenger. Diese Medienbrüche führen dazu, dass wertvolle Zeit in das Sortieren, Ablegen und manuelle Weiterverarbeiten von Dokumenten fliesst, statt in die eigentliche Kernleistung: die Beratung der Mandanten.

Hinzu kommen typische Herausforderungen: Belege werden falsch oder doppelt abgelegt, fehlen in der Buchhaltung oder sind im falschen Format. Die Durchlaufzeit eines Dokuments – vom Empfang bis zur Verbuchung – kann sich dadurch erheblich verlängern. Besonders in kleineren oder wachsenden Kanzleien, wo Strukturen historisch gewachsen und oft nicht digitalisiert sind, führt das zu Verzögerungen, Frustration im Team und unnötigen Rückfragen beim Kunden.

Mit hotdok wird dieser Prozess grundlegend vereinfacht. Die Plattform ermöglicht es, alle eingehenden Dokumente zentral und strukturiert zu empfangen – unabhängig vom Eingangskanal. Ob PDF per E-Mail, gescanntes Papierdokument oder App-Upload: hotdok erkennt den Dokumententyp automatisch, schlägt passende Schlagwörter und Ordner vor und lernt dabei kontinuierlich mit.

So entsteht ein intelligenter Dokumentenspeicher, der mitdenkt – und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Ablage erfüllt. Auch teamintern bringt hotdok klare Vorteile: Jeder Mitarbeitende sieht nur, was für ihn oder sie relevant ist – auf Basis von Rollen, Mandanten oder Aufgabenbereichen.

In naher Zukunft werden weitere Funktionen hinzukommen, etwa die automatische Prüfung von Spesenbelegen nach Reglement, die Integration in gängige Buchhaltungssysteme (z. B. Abacus, Bexio, Banana) sowie ein integriertes Freigabesystem mit 4-Augen-Prinzip. Damit werden Workflows noch stärker automatisiert – bei voller Kontrolle.

Fazit ist, hotdok entlastet das Treuhandbüro genau dort, wo täglich die meiste Zeit verloren geht – bei der unsichtbaren, aber essenziellen Dokumentenverarbeitung. So gewinnst du Struktur, Effizienz und Zeit für die Aufgaben, die wirklich zählen.