Wie funktioniert die KI-gestützte Dokumentenerkennung von hotdok?

hotdok nutzt künstliche Intelligenz, um eingehende Dokumente automatisch zu analysieren, zu klassifizieren und relevante Daten zu extrahieren. Die KI erkennt Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine oder Quittungen und ordnet sie automatisch den entsprechenden Workflows zu. Dies reduziert manuelle Schritte und minimiert Fehlerquellen.

Wo werden meine Daten gespeichert und wie wird ihre Sicherheit gewährleistet?

Alle Daten werden in Rechenzentren in der Schweiz gespeichert und unterliegen den strengen Schweizer Datenschutzrichtlinien. Die Infrastruktur entspricht internationalen Standards wie ISO 27001 und ISAE 3000 Typ 2 und erfüllt die Anforderungen der FINMA-Outsourcing-Regelung. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert – der Zugriff ist nur über sichere Authentifizierungsverfahren möglich.

In welche Systeme können in hotdok integriert werden?

hotdok bietet offene API-Schnittstellen für die Integration in bestehende Systeme wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungssoftware. Zu den typischen Integrationspartnern gehören Cash Ctrl, Exxas und weitere Integrationen werden in Kürze hinzukommen. Dadurch lässt sich hotdok nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren, ohne dass bestehende Strukturen geändert werden müssen.

Welche Module sind verfügbar und wie unterscheiden sie sich?

Dokumentenmanagement, Rechnungen, Spesen

Wie funktioniert das Preismodell und welche Funktionen sind in der kostenlosen Version enthalten?

hotdok bietet ein modulares Preismodell. Die Basisversion ist kostenlos und umfasst wichtige Kernfunktionen wie Dokumentenerfassung und begrenzte Workflow-Automatisierung. Erweiterte Module, zusätzliche Benutzer oder Integrationen können individuell hinzugefügt werden. Dadurch bleibt die Plattform skalierbar – von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Organisationen.

Wie unterstützt Hotdok die Zusammenarbeit zwischen Teams?

Mit rollenbasierten Zugriffsrechten, Kommentarfunktionen und transparenten Genehmigungsprozessen ermöglicht hotdok eine sichere und strukturierte Zusammenarbeit. Alle Teammitglieder können den aktuellen Bearbeitungsstatus in Echtzeit einsehen, wodurch Doppelarbeit und Verzögerungen vermieden werden. So bleiben Prozesse nachvollziehbar und Entscheidungen dokumentiert.

Integrations - hotdok Document Processing

Exxas

ERP

Cash Ctrl

bookkeeping

Can't find your integration?

We're constantly expanding our integrations. With our open API documentation, you can also connect directly to our platform at any time.

Get in touch with us — we look forward to hearing your ideas!

Contact

API documentation

FAQ'S

Frequently asked questions

How does hotdok's AI-supported document recognition work?

hotdok uses artificial intelligence to automatically analyze and classify incoming documents and extract relevant data. The AI recognizes document types such as invoices, delivery notes or receipts and automatically assigns them to the appropriate workflows. This reduces manual steps and minimizes sources of error.

Where is my data stored and how is its security ensured?

All data is stored in data centers in Switzerland and is subject to strict Swiss data protection guidelines. The infrastructure complies with international standards such as ISO 27001 and ISAE 3000 Type 2 and meets the requirements of the FINMA outsourcing regulation. The data is transmitted and stored in encrypted form — access is only possible via secure authentication procedures.

Which systems can be integrated into hotdok?

hotdok offers open API interfaces for integration into existing systems such as ERP, CRM or accounting software. Typical integration partners include Cash Ctrl, Exxas, and other integrations will be added soon. This allows hotdok to be seamlessly integrated into existing business processes without the need to change existing structures.

Which modules are available and how do they differ?

hotdok is modular and currently offers several core modules:

- Document management and classification of all business documents
- invoices Automated processing and tracking of invoices
- Expenses Digital recording, review and approval of expenditure

Each module can be used individually or in combination, depending on the needs and scope of the processes within the company.

How does the pricing model work and which features are included in the free version?

hotdok offers a modular pricing model. The basic version is free and includes key core features such as document capture and limited workflow automation. Advanced modules, additional users, or integrations can be added individually. As a result, the platform remains scalable — from small businesses to large organizations.

How does Hotdok support collaboration between teams?

With role-based access rights, comment functions and transparent approval processes, hotdok enables secure and structured collaboration. All team members can view the current processing status in real time, which avoids duplication and delays. In this way, processes remain comprehensible and decisions are documented.

Integrations

Exxas

Cash Ctrl

Can't find your integration?

Frequently asked questions

Start your transformation with hotdok today!